Allt fler företag lämnar Excel-Dokument bakom sig för att övergå till appar för sin tidrapportering. Men i jakten på den perfekta tidrapporteringsappen är det lätt att gå vilse i alla lösningar och funktioner. Vad borde man egentligen kunna kräva och förvänta sig av en tidrapporteringsapp? Vi listar fem viktiga funktioner som kommer ge ditt företag maxvärde!
Varför ska du använda en tidrapporteringsapp?
En tidrapporteringsapp kan hjälpa dig som företagare, oavsett storlek eller bransch, att slippa onödig manuell hantering av tidssedlar. Tidrapporteringsappar gör det även lättare för medarbetare att rapportera in sin arbetad tid då dom slipper att hålla ordning på timmarna i stökiga Excel-Dokument och tidssedlar. Oftast är tidrapporteringsappar en lönsam lösning för företag om man räknar på tiden som medarbetare, arbetsgivare och löneadministration sparar. Läs mer: Därför ska du tidrapportera Men vilka funktioner kommer ge dig ett faktiskt värde? Det beror givetvis på hur ditt företag jobbar och vilka behov ni har. Men vi har listat fem funktioner vi tycker att varje tidrapporteringsapp borde ha.
1. Användarvänlighet
Ingen tycker om att tidrapportera, därför är det viktigt att göra det så enkelt som möjligt för dina medarbetare att rapportera in sin arbetstid. En av nycklarna för att göra det enkelt är att att använda en tidrapporteringsapp som är lätt att installera och lätt att använda.
Men det kan vara svårt att veta vilken tidrapporteringsapp som faktiskt är användarvänlig, och alla leverantörer kommer högt och ljudligt hävda "vi har användarvänlighet i fokus!". Många leverantörer erbjuder gratis testperioder för att lära känna appen. Testa tidrapporteringsappen och gör själv en bedömning på hur lätt du tycker det är att installera och använda applikationen.
2. Molnbaserad
Genom att att använda en tidrapporteringsapp som är molnbaserad kan dina medarbetare tidrapportera vart dom än är och behöver inte vara uppkopplade till företagets servrar. Det enda som behövs är internetanslutning. Den flexibla tidrapporteringen ligger även i tiden då allt fler företag blir mer remote och tillåter sina anställda att arbeta hemma. Tidrapportera på jobbet, på hemmakontoret eller hos kund. Flexibiliteten gör det lättare att tidrapportera vilket i sin tur underlättar för att få in tidrapporter i tid.
Läs mer: Vad är molntjänster?
3. Automatiska påminnelser
Slipp att tjata på dina anställda som har glömt att tidrapportera, ett tidrapporteringssystem som har automatiska påminnelser gör jobbet åt dig! Påminnelser skickas automatiskt ut till dina anställda som har glömt att skicka in sina rapporter eller när systemet identifierar avvikelser. Automatiska påminnelser förenklar både lönehanteringen och eliminerar irritationsmoment.
4. Tidredovisning mot projekt Behovet att kunna rapportera och få överblick på olika projekt varierar givetvis mellan företag. Men för företag som jobbar mycket med interna och externa projekt, så kan projektrapportering vara en nyckel. Genom att rapportera mot interna uppgifter och aktiviteter får ni en överblick på vad företaget lägger sin tid på och får underlag för att effektivisera processer. Om ditt företag arbetar med kundprojekt kan ni mäta lönsamhet och produktivitet. Ni kanske märker att vissa av projekten tar mer tid för medarbetarna att utföra än vad kunden betalar för. Därmed få ni ett bättre offertunderlag för framtida projekt, eller en möjlighet att sätta mer lämpade personer på att arbeta på projektet. Projektrapportering kommer också göra det lättare att få ut korrekta faktureringsunderlag om ni jobbar mot timarvode.
5. Start - och stopp klocka
Säkerställ att tidrapporteringsappen har någon form av start- och stopp klocka. Det kan kännas småaktigt att mäta arbetsinsatser i sekunder och minuter. Men minuter hit och dit blir så småningom timmar, vilket senare kan bli dyrbar tid, framförallt tid som läggs för externa projekt som faktureras mot kund.
Övriga tips!
Undersök om leverantören erbjuder en kostnadsfri testperiod. Som tidigare nämnt så är det alltid bra att testa tidrapporteringsappen innan köp.
Undersök om leverantören tillämpar en bindningstid. Skulle ni inte vara nöjda med tidrapporteringsappen så är det sura pengar om leverantören har en lång bindningstid.