Guide: Så byter du lönesystem – enkelt!
- Team PayZlip
- 26 juni
- 2 min läsning
Uppdaterat: 27 juni
Att byta lönesystem kan kännas som ett stort projekt särskilt om du redan har mycket att stå i. Men det behöver inte vara så svårt. Med rätt timing, lite förberedelse och ett system som erbjuder stöd, kan du vara igång snabbare än du tror. Här får du en steg-för-steg-guide för hur det kan gå till och vad du kan tänka på inför ett byte. Varför byter småföretag lönesystem?
Många mindre bolag i Sverige har växt ur sina gamla lösningar. Kanske görs lönerna i Excel + mejl + manuell uträkning. Kanske är det bara du som “kan hur det funkar”.
Vanliga orsaker till att byta lönesystem:
Du vill ha mer automatisering
Medarbetarna ska kunna rapportera själva och/eller digitalt
Du vill slippa dubbelarbete
Det är dags att ta in extern hjälp eller byrå
När är det bäst att byta?
Det vanligaste är att byta vid årsskifte eller kvartalsslut – men det behöver inte vara så. Så länge du har tillgång till grunduppgifter (t.ex. löner, saldon, rapporthistorik) kan du byta när som helst.
Tips: Byt inte mitt i en löneutbetalning. Ta en lugnare månad och byt innan nästa lönekörning. Checklista: Så byter du lönesystem steg för steg
1. Samla information
✔ Anställdas uppgifter (lön, e-post, personnummer) ✔ Semestersaldo och eventuella förmåner ✔ Export från tidigare system (AGI, bokföring)
2. Sätt upp det nya systemet
✔ Skapa konto ✔ Lägg till anställda ✔ Fyll i löneinställningar och historik
3. Gör en testkörning
✔ Lägg in testdata ✔ Kontrollera att allt fungerar: skatter, utlägg, OB, etc. ✔ Justera innan skarp körning
4. Informera dina anställda
✔ De får tillgång via BankID eller e-post ✔ Säg till hur de rapporterar tid, frånvaro och utlägg ✔ Ge en enkel guide – det minskar frågorna
5. Gör din första riktiga lönekörning
✔ Kontrollera rapporter
✔ Skapa lönekörning
✔ Exportera AGI och bokföring – klart!
Tips som gör övergången enklare
💡 Välj en lösning som passar er, inte bara den största på marknaden 💡 Låt anställda testa och ge feedback 💡 Byt inte i december (om du kan slippa) 💡 Ta hjälp – det finns ofta onboarding och flyttstöd
Så kan PayZlip hjälpa till (om du vill)
Hos PayZlip har vi gjort det enkelt för småbolag att byta. Hos oss får du:
Hjälp att importera anställda och inställningar
Personlig onboarding på 30 minuter
Tydlig checklista inför bytet
Möjlighet att flytta historik från tidigare system
Svensk support via chatt, mejl eller telefon
