Det finns ofta en viss grad av skepticism involverad när man läser att något är "realtid". Det är ett trendigt ord men vad betyder det egentligen? Den här sammansättningen av sju bokstäver är PayZlip’s centrala verksamhetsmål. Så i den här bloggen vill vi visa dig att realtid i lönesystem är mer än bara en marknadsföringsslogan och hur det är den hemliga ingrediensen i den nya generationens lönesystem.
I den här bloggen:
Vad är lönesystem i realtid?
Den grundläggande arbetsmetoden för dagens lönesystem har inte förändrats mycket sedan dess uppkomst för 20 år sedan. Mycket av detta beror på att de flesta lönesystemen är biprodukter av redovisningssystem vilket är anledningen bakom missnöjet med dagens lönesystem. Administratörer lägger till manuellt in tid- och frånvarodata, ber systemet utföra beräkningarna och systemet visar alla beräknade värden.
I ett realtidslönesystem, som PayZlip, görs beräkningarna automatiskt varje gång en närvaro- eller frånvarorapport läggs in. När anställda använder appen för att tidrapportera, förstärks funktionens betydelse ännu mer då de anställda även ser sin lön i realtid. Så tekniskt sett, behöver administratören inte göra en lönekörning, eftersom allt från löner till semesterskuld, semesterdagar och komptid beräknas direkt och automatiskt i realtid.
De verkliga fördelarna med lönesystem i realtid
Omedelbara löneberäkningar, leder till fördelar som är både uppenbara och mindre uppenbara för alla involverade i löneprocessen. Det vill säga, löneadministratören (eller redovisningskonsulten), företagsägaren och de anställda. Lönesystem i realtid medför även några potentiella nackdelar som vi listar i slutet av den här bloggen.
1. Minskat manuellt arbete och ökad automatisering
Ökad automatisering är en central önskan för alla som arbetar med löner. Enligt Visma’s ”Koll på lön, 2023” säger majoriteten av användarna av lönesystem att endast cirka 25% av löneprocessen kan automatiseras med dagens lönesystem.
I kombination med en tidapporteringsapp för anställda, frigör realtidssystemet tid som administratören annars hade behövt lägga ner på manuellt arbete, som t.ex. närvaro- och frånvarorapportering. Teoretiskt sett, skulle ett realtidssystem kunna automatisera hela löneprocessen, dvs från tidrapportering till automatisk utbetalning av löner. Men i verkligheten kommer företagen vilja ha någon som kan granska och godkänna lönerna innan de betalas ut.
Genom att ge dem anställda överblick på hur deras löner uppdateras, reduceras även eventuella frågor som annars hade ställts till löneadministratören eller företagsägaren.
Kort sagt, kan lönesystem i realtid minska din arbetsbelastning till den grad att du endast behöver ha en kontrollerande roll.
2. Mer kontroll
Realtidsberäkningar innebär att data kan presenteras direkt, vilket ökar företagarens kontroll. Den mest uppenbara fördelen är månatliga lönekostnader som uppdateras med varje tid- och frånvarorapport. Även i ett företag med endast månatliga löner kan frånvarorapportering, månad för månad, påverka lönekostnaderna avsevärt.
Med realtidssystem kommer företagsägaren, så fort en anställd uppdaterar sin frånvaro, alltid att veta exakt hur mycket du måste betala i löner, både för innevarande månad och nästa.
Men det är inte bara lönekostnaderna som kan presenteras omedelbart. Saldo för övertidsersättning eller komptid kan också uppdateras och visas efter varje tidrapport. Även mer dolda kostnader som semesterskulder visas i realtid.
Och om du följer nedlagd tid på uppgifter eller projekt kan den realtidsberäkningen visa de verkliga kostnaderna för varje minut arbete som rapporteras, baserat på den anställdes lön.
3. Mindre ekonomisk stress för anställda
Vi vill alla att våra kollegor inte ska behöva oroa sig för sin ekonomi. Ännu mer med de nuvarande historiskt höga inflationstakterna. Intressant nog är det inte bara brist på pengar som leder till stress, det är också bristen på kontroll och översikt över inkomsten. Ett fenomen känt inom psykologin som "locus of control" eller kontroll-lokus på svenska.
Anställda med timlöner är vana vid att beräkna sin lön, men även med månatliga löner händer det att vi blir sjuka, måste vabba eller ta annan ledighet. De flesta anställda vet inte hur man beräknar effekten av frånvaro på sin lön, vilket kan öka ekonomisk stress.
Med ett lönesystem i realtid kan anställda se effekten av en tid- eller frånvarorapport på sin lön omedelbart. Även med lön med avvikelse i föregående period kan systemet visa avvikelsens effekt på lönen som kommer månaden därpå.
Detta hjälper inte bara till att hålla anställda nöjda, det kan också göra ett företag mer attraktivt på arbetsmarknaden, särskilt för yngre anställda med lägre inkomster och sparpengar.
4. Redovisningsbyrå – Erbjud mervärde till dina klienter
Incitamentet att ha tillgång till lönesystemet är väldigt begränsat för företagare med extern redovisningskonsult. Speciellt med tanke på att företagaren inte har någon nytta av informationen som finns där förrän en lönekörning är gjord.
Det är annorlunda med ett lönesystem i realtid. Data som kan presenteras omedelbart, som lönekostnader eller övertidssaldon, kan ge värdefull insikt till företagsägare och hjälpa dem att planera framtiden bättre.
Så för redovisningskonsulter kan lönesystem i realtid inte bara göra livet enklare genom automatisering och ökad kontroll, det kan även förbättra det konsultens digitala erbjudanden gentemot sina kunder. Ta en titt på hur Edacta använder PayZlip för att erbjuda mervärde till sina klienter.
I stället för att bara erbjuda sina kunder att betala deras löner i tid, kan de även vara en av de första att erbjuda en helt ny digital tjänst till företagsägare och deras anställda.
De potentiella nackdelarna
Framsteg kommer ofta med en viss risk. På PayZlip tror vi uppenbarligen att fördelarna med lönesystem i realtid är större än de potentiella nackdelarna (annars skulle vi inte finnas). Det är dock också viktigt att nämna dem.
Den främsta potentiella nackdelen är risken för felaktiga beräkningar av systemet. Det är en vanlig risk även med dagens system. Men konsekvenserna kan vara större om både anställda och företagsägare ser en felaktigt beräknad lön direkt och litar på att det är rätt. Pålitliga system och inbyggda kontroller, som en differentiering mellan preliminära och bekräftade löner, kan självklart förhindra att detta händer.
En annan potentiell nackdel med realtidsberäkningar är att anställda som kan frånvarons påverkan negativa påverkan av deras lön kanske överväger att gå till jobbet ändå, för att undvika avdrag. Detta kan till exempel uppmuntra sjuka anställda att gå till jobbet.
Men fördelarna med lönesystem i realtid överväger riskerna, och vi är övertygade om att realtidsberäkningar kommer att bli standarden för framtiden.