Guide: Vad mindre bolag bör tänka på inför val av tidrapportering & lönesystem

Att välja rätt lönesystem är inte bara en teknisk fråga. Det handlar om att hitta ett verktyg som faktiskt fungerar i din och ett företags vardag. Både för dig som företagare, den som gör lönerna och för anställda som rapporterar.

Här är en konkret guide med det viktigaste du bör titta på innan du väljer tidrapportering och lönesystem. 1. Utgå från hur ni jobbar – inte hur stora system tänker

Börja med att titta på er verklighet. ✔ Behöver ni rapportera arbetstid, frånvaro, projekt eller allt ovan? ✔ Har ni fasta arbetstider eller flexibel arbetstid? ✔ Vill ni att det ska funka direkt i mobilen?

Systemet ska anpassa sig efter er, inte tvärtom. 2. Tidrapportering ska vara enkelt och tydligt

Om det är krångligt att rapportera, blir det sällan gjort i tid. Därför ska det vara så enkelt som möjligt. Ju smidigare rapportering, desto bättre data får du in. Och bättre data betyder färre fel på lönen. ✔ Anställda ska kunna rapportera snabbt och enkelt, helst via app.

✔ Det ska gå att rapportera både tid, frånvaro och projekt i samma vy.

✔ Ju smidigare det är att rapportera, desto bättre blir datan och lönerna.

3. Utlägg ska gå att lösa direkt, inte veckor i efterhand Ingen vill jaga kvitton i efterhand. Anställda ska kunna ta en bild av kvittot med mobilen, och systemet ska automatiskt koppla det till rätt person, datum etc.

Allt ska sedan hamna i löneunderlaget utan att du behöver påminna någon.

✔ Anställda bör kunna fota kvitton och skicka in direkt i mobilen.

✔ Systemet ska koppla kvittot till rätt person, datum och projekt automatiskt.

✔ Det ska vara enkelt att följa upp och få in i lönebeskedet direkt.

4. Lönesystemet ska prata med verkligheten

Tid, frånvaro och utlägg ska beräkna rätt lön automatiskt. Du som ansvarig ska enkelt kunna granska, justera och godkänna utan att behöva mata in siffror manuellt.

Det är just där felen ofta uppstår, när saker flyttas mellan system. ✔  Tid, frånvaro och utlägg ska räkna fram rätt lön automatiskt.

✔  Du som ansvarig ska kunna granska, justera och godkänna enkelt.

✔  Undvik manuell överföring – det är där felen uppstår.

5. Rapporter och exporter ska gå snabbt

Lönehantering ska inte sluta med manuellt dubbelarbete.Systemet ska kunna exportera:

✔  Systemet ska kunna exportera till bokföring (SIE) och Skatteverket (AGI).

✔  Du ska inte behöva sitta och kopiera siffror.

✔  Minska dubbelarbete genom att ha rätt kopplingar direkt.

6. Vad mer är bra att ha?

✔  Möjlighet att bjuda in flera roller, till exempel lönekonsult eller extern redovisningsbyrå. ✔  Enkel översikt över semestersaldo och sjukdagar. ✔  Påminnelser om vad som saknas inför lönekörning ✔  Bra support som faktiskt hjälper och är snabba.

Så här gör vi på PayZlip

PayZlip är byggt just för små och växande företag i Sverige. Vi är en komplett lösning för lönehantering och har samlat tid, frånvaro, projekt, utlägg och lönehantering på ett ställe. Det är även ett system som alla förstår och som automatiskt gör beräkningar åt dig tom i realtid.

Vi hjälper dig även komma igång: ✔  Kom igång hjälp - 30 min uppstartsmöte. ✔  Flytthjälp - från nuvarande system. ✔  Lön och systemsupport när du behöver hjälp + Testa gratis i 30 dagar: Läs mer om PayZlip och testa gratis i 30 dagar