Så hanterar Annicka 200 anställda med PayZlip

För Annicka Olsson, ekonomiansvarig på Amerikanska Gymnasiet, var lönehanteringen länge låst till en specifik dator och isolerade filer, en ständig gissningslek för skolans rektorer. Idag, med över 200 anställda i systemet, har hon förvandlat en av verksamhetens mest sårbara processer till ett modernt och transparent teamwork.

När Annica började på skolan för tre år sedan möttes hon av ett blankt blad utan dokumenterade rutiner. Lönerna kördes i ett traditionellt löneprogram, men med en stor hake: systemet var installerat lokalt på en enda PC. I en organisation där nästan alla andra använde Mac blev Annica en teknisk ö i verksamheten. Sårbarheten var total; om Annica blev sjuk tvingades hon ändå arbeta, eftersom ingen annan fysiskt kunde komma åt lönefilerna på hennes dator.

Slut på jagandet och dubbelarbetet

Innan bytet till PayZlip beskriver Annica löneperioden som en intensiv ”lönevecka” präglad av jagande. Hon satt fastlåst vid sin dator och väntade på att alla medarbetare skulle klarmarkera tidrapporter och rektorer attestera. Eftersom de gamla systemen inte pratade med varandra tvingades hon dessutom till tidskrävande dubbelarbete, där nyanställda behövde matas in manuellt på flera olika ställen.

Rektorerna, som har dagliga samtal med lärarna, saknade också insyn i lönerna. De kunde se frånvaro i ett separat system, men hade ingen tillgång till själva lönedatan. Det ledde till en strid ström av frågor och telefonsamtal till ekonomiavdelningen varje gång en rektor behövde veta en aktuell lönenivå eller när en anställd senast fick en löneökning.

En digital vändpunkt

Beslutet att byta till PayZlip växte fram ur behovet av ett molnbaserat och modernt system som kunde växa i takt med skolan. För Annica blev skillnaden omedelbar. Istället för att vara låst till en specifik dator kan hon nu sköta lönerna varifrån som helst och arbeta effektivt med flera flikar öppna samtidigt. Hon behöver inte längre vänta på att precis alla tidrapporter är klarmarkerade innan processen påbörjas, utan kan beta av dem efter hand, vilket sparar enormt mycket tid.

Den största förändringen ligger dock i hur arbetet fördelas. Idag är rektorerna själva administratörer i systemet. De kan gå in och titta på sina medarbetares tidrapporter och löner precis när de behöver, vilket har gjort att rutinfrågorna till Annica helt har upphört. Transparensen har även nått medarbetarna, som nu exempelvis kan se exakt hur sjukfrånvaro eller tillägg påverkar lönen direkt i appen, angivet i kronor och ören.

Framtidssäkrat för tillväxt

Övergången till PayZlip har inte bara sparat tid, det har gjort organisationen rustad för framtiden. När skolan nu expanderar med nya bolag kan Annica enkelt hantera allt i samma gränssnitt genom en enkel rullgardinsmeny, utan att behöva logga in och ut ur olika program.

Att systemet är intuitivt bevisas bäst av att Annicas kollegor, som nyligen börjat ta över delar av lönehanteringen, knappt behöver ringa henne för support. De har fått en kort manual men hittar sedan rätt på egen hand. För en ekonomiansvarig innebär det att fokus äntligen kan flyttas från manuell småhantering till proaktiv utveckling av verksamheten. Nyfiken på att se en demo på PayZlips lösning? Boka demo