Hur lång tid tar det att byta lönesystem för företag?

Att byta lönesystem upplevs ofta som tidskrävande och jobbigt. Många tror att det tar månader och att det kommer påverka lönearbetet i vardagen. I praktiken är det oftast enklare och snabbare än man tror.

I det här inlägget förklarar vi hur lång tid det vanligtvis tar att byta lönesystem och vad som faktiskt händer under processen.

Så lång tid tar det att byta lönesystem för företag

För de flesta företag tar ett byte av lönesystem mellan några veckor och en till två löneperioder. Tiden beror på företagets storlek, hur lönearbetet ser ut idag och hur mycket som behöver flyttas över.

Det viktiga är att bytet sker parallellt med ordinarie lönearbete. Lönerna fortsätter att betalas ut som vanligt under hela processen så att anställda inte påverkas.

Vad påverkar hur lång tid ett byte tar

Det finns några faktorer som avgör tidsåtgången.

Antal anställda

Fler anställda innebär mer data som ska flyttas men processen är fortfarande densamma.

Nuvarande arbetssätt

Om mycket görs manuellt idag kan bytet upplevas som ett större steg men ger också snabbare effekt efteråt.

Kollektivavtal

Om företaget omfattas av kollektivavtal behöver löner, ersättningar och regler sättas upp korrekt i det nya systemet. Det påverkar planeringen men är en naturlig del av bytet och något som hanteras tidigt i processen.

Historisk lönedata

I vissa fall flyttas all historik med, i andra räcker det med rätt ingångsvärden.

Stöd vid bytet

Med tydlig guidning och fasta steg tar bytet betydligt kortare tid.

Så ser processen ut i praktiken

Ett systembyte följer nästan alltid samma struktur.

Först görs en genomgång av hur lönearbetet ser ut idag. Finns det kollektivavtal etc. Därefter sätts systemet upp utifrån företagets behov och en tidsplan tas fram. Lönedata förs över och kontrolleras. Innan första lönekörningen görs i det nya systemet görs tester för att säkerställa att allt stämmer.

När den första lönen är klar är bytet i praktiken färdigt.

Påverkar bytet den dagliga verksamheten?

En vanlig oro är att bytet ska påverka det dagliga arbetet. Det mesta av arbetet sker tillsammans med stöd från leverantören. Företaget behöver främst bidra med information och godkänna att allt ser rätt ut. Lönearbetet fortsätter som vanligt under tiden och ska inte påverka de anställda.

Varför det ofta går snabbare än man tror

Många som byter lönesystem säger i efterhand att det var enklare än väntat. Anledningen är att moderna lönesystem är byggda för att man snabbt ska komma igång och att processen är väl beprövad.

När stegen är tydliga och stödet finns på plats blir bytet en naturlig del av arbetet istället för ett stort projekt.

Sammanfattning

Att byta lönesystem tar oftast inte lång tid. För de flesta företag handlar det om veckor snarare än månader. Med rätt stöd sker bytet tryggt, strukturerat och utan att lönearbetet stannar upp. När ni väljer leverantör för lönesystem se över vilken hjälp ni kan få i övergångsfasen.

Det viktigaste är att inte låta rädslan för tidsåtgång stå i vägen för ett enklare och tryggare lönearbete som moderna lönesystem innebär.