Trots att allt fler verksamheter anammar digitala verktyg så är det förvånansvärt många företag som fortfarande tidrapporterar på papper. För vissa företag kan det handla om en kostnadsfråga, andra kanske inte ser fördelarna med att använda ett digital tidrapporteringssystem. Vi listar nackdelarna med att tidrapportera på papper och berättar varför ni ska slopa tidsedlarna!
1. Tidrapportering på papper är oflexibelt
Tiden det tar att rapportera arbetad tid klassas oftast som administrativ tid och ska därmed inte ske på betald arbetstid. Med tanke på detta ser nog många anställda att det går snabbt och smidigt att tidrapportera. Och visst, för dom som har tid sedeln när till hands vid dagens slut är det relativt smärtfritt och snabbt avklarat. Men för dom som arbetar "ute på fältet" och som inte har möjlighet att bära rundor på papper och tidsedlar kan det vara lite krångligare. Det kan betyda att dom måste tidrapportera på kvällen eller helger, vilket suddar ut linjerna mellan ledig och privat tid. Det kan även handla om att en anställd är sjuk och därmed borta från kontoret och tidselarna en tid. Har man inte tidsedlarna nära till hands blir det svårare att tidrapportera - och huvudvärk för löneadministration som inte får in tidrapporterna i tid.
Digitala tidrapporteringssystem ger dig flexibilitet
Använder ni och andra sidan ett digital molnbaserat tidrapporterings verktyg, kan dina medarbetare rapportera var dom vill, vart dom än är, antingen i mobil eller dator. Det enda som behövs är internetanslutning. Tidrapportera "ute på fältet", på bussen påvägen hem från jobbet, hos kund, eller hemma i soffan. Flexibiliteten gör det lättare för anställda att tidrapportera och därmed ökar chanserna för löneadministration att få in tidrapporterna i tid.
2. Tidrapportering på papper är tidskrävande
Tiden att tidrapportera tar nödvändigtvis inte så lång tid. Utan det är oftast det administrativa arbetet och hanteringen av tidsedlarna från insamling till utbetalning som slukar upp tiden. Attestansvariga måste samla in alla tidsedlar, kontrollera så att alla uppgifter stämmer och därefter lämna över tidsdelarna till löneadministration. Löneadministration måste därefter manuellt överföra tidsedlarna till lönesystemet för att kunna göra de månatliga löneutbetalningarna. Tillsammans blir det många små manuella irriterande moment som tar onödig tid, tid som du kan lägga på annat. Det manuella arbetet öppnar även upp för misstag.
Du sparar tid med ett digital tidrapporteringssystem Ett digitalt tidrapporteringssystem gör det möjligt för attestansvariga att följa upp tidrapporterna i realtid vilket gör det lättare att attestera tidrapporter löpande, istället för att kontrollera så att allt stämmer i slutet av månaden. I systemet är även alla lönegrundande uppgifter samlade i samma system, vilket även gör det enkelt för löneadministratör granska och hämta tidrapporterna innan löneutvetalning. Tidrapporteringssystem brukar även ha smidiga integrationer och kopplingar till lönesystem, så att löneadministratörer enkelt och smidigt kan exportera löneunderlaget till lönesystemet.
3. Tidrapportering på papper gör det svårare att göra uppföljningar
En annan nackdel med tidrapportering på papper gör det svårare att göra uppföljningar. Exempel på uppföljningar kan vara att man vill utvärdera arbetsbelastningen hos sina anställda. Det vill säga, hur många övertidstimmar har en anställd varje år? En annan uppföljning kan vara att man vill följa nedlagda timmar på projekt - hur lönsamt var detta projektet egentligen? Självklart är detta möjligt med tidrapportering på papper, men det medför även manuellt arbete och är informationen är inte lika tillgängligt, vilket kan resultera i att företag kan gå miste om värdefulla insikter.
Digital tidrapportering ger dig tillgång till värdefull data
Ett digital tidrapporteringssystem samlar all data i samma system. Många system erbjuder ett analysverktyg/rapportverktyg där du kan få en överblick och vyer över de inrapporterade datan. T.ex identifiera arbetsbelastning på individnivå eller utvärdera produktivitet och effektivitet. Datan och insikter är lättillgänglig och kan användas för att förbättra verksamheten.
4. Tidrapportering på papper kan öka risken för misstag
Som tidigare nämnt, tidrapportering på papper ökar risken för manuella misstag. Misstagen kan i sin tur leda till minskade intäkter för företag. T.ex om en anställd missar att registrera tid och kostnader som ska fakturera vidare till kund. Det kan även vara så att tidrapporteringen blir fel, antingen på anställdas bekostnad eller företags bekostnad. Enligt Kantar Sifo undersökning på uppdrag av Visma så svarade 58% av de tillfrågade att de någon gång varit med om att det blivit fel i lönebeskedet. Misstagen får inte bara ekonomiska konsekvenser, utan kan även rubba förtroende mellan anställd och arbetsgivare. Digital tidrapporteringssystem säkerställer löneunderlaget
Genom att använda ett digital tidrapporteringssystem får ni bättre förutsättningar att säkerställa löneunderlaget. Då både arbetsgivare och anställd har total inblick i den rapporterade tiden så är det lättare att kontinuerligt följa upp rapportera och identifiera misstag innan det är för sent. Då överblicken och transparens ökar med ett digital tidrapporteringssystem är det även lättare att skapa rutiner, t.ex daglig tidrapportering som kan följas upp.