top of page
  • Skribentens bildBasil Michelon

Friståend Lönesystem

Uppdaterat: 8 maj

Om du jobbar med löner finns det en stor chans att ditt lönesystem är en del av ditt bokföringssystem. Varför ska du då ha ett extra verktyg, exportera SIE-filen och handskas med en annan leverantör när du kan ha allt i ett paket? Jo, för att fristående lönesystem är som automatväxlade bilar. Alla som växlar manuellt är skeptiska till en början, men när du väl har testat en automatväxel vill du aldrig gå tillbaka.






Modulsystem - The good, the bad, the ugly


Med modulsystem menar vi ett system som ingår som en modul i ett bokföringssystem, vilket är alltså en fördel och är “the good”. Det kommer från samma leverantör som ditt bokföringssystem, vilket du redan litar på och du bokför löneutbetalningen med ett klick.


Men det finns även nackdelar, det vill säga “the bad”. Leverantörerna har splittad fokus och tjänar faktiskt mer pengar på bokföringssystemet, därav går den största delen av utvecklingen till att förbättra själva bokföringssystemet och inte lönesystemet.


Från nackdelen kommer vi till problemet, alltså “the ugly”, bokstavligt talat. De flesta av dessa lönesystem är inte särskilt snygga att titta på och inte heller är de lätta att använda. Det betyder att allt du gör tar mycket längre tid och även mer energi än vad det egentligen borde.


Den negativa sidan av bristande fokus innebär även att man inte åstadkommit lika mycket automatisering som man hade kunnat åstadkomma. Bristande fokus är också varför dessa lönesystem fortfarande inte är mer än bara "ett verktyg för att beräkna löner". Det är olyckligt, eftersom löner är den största kostnaden för de flesta företagen och som alla som jobbar med löner vet, att lönehantering kan ge avgörande insikter och data som är avgörande för att ett företag ska kunna fatta rätt beslut. Men modulbaserade lönesystem hjälper inte så mycket i det avseendet.



Skepticism mot fristående system


Fristående lönesystem är verktyg som enbart erbjuder funktioner för löneprocessen. Det är "the good" med ett modulsystem som många känner att de saknar med ett fristående lönesystem.


För det första måste SIE-filen på något sätt komma in i bokföringssystemet, vilket innebär mer manuellt arbete. Och för det andra är det ett ytterligare verktyg i en redan lång lista med programvaror som används.


Även om båda punkterna verkar stämma vid en första anblick, visar en närmare titt att de inte är så allvarliga. SIE-filen behöver bara laddas upp manuellt om det inte finns någon direkt integration med ditt bokföringssystem. Och det tar egentligen inte mer än några sekunder.


Om du inte vill använda ett ytterligare verktyg , tänk då på om ditt modulbaserade lönesystem verkligen är snabbare att komma åt än om det kom från en annan leverantör. Även om modulbaserade system är från samma leverantör som bokföringssystemen så är det oftast i olika system och kräver separata inloggningar. Så det är ingen skillnad egentligen, det är bara en annan flik i webbläsaren att klicka på med ett fristående system.



Fördelarna med ett fristående system

Att lägga allt fokus på en sak kan leda till fantastiska resultat. Tänk till exempel hur man lyckas med matlagningen när man fokuserar enbart på middagen i jämförelse med de dagar som man slänger ihop något samtidigt som man försöker hinna med andra vardagssysslor.  Likadant syns resultatet av leverantörer som lägger allt sitt fokus på att bygga de bästa lönesystemen på många sätt.


Enkelt och användarvänligt - Vilket innebär allt från att lägga till en användare, köra lön och kontrollera att listan över semesterlöner går snabbare och inte leder till frustration. Oavsett om du jobbar med löner till vardags, gör det en gång i månaden för dina kunder eller betalar löner för ditt eget företag, sparar ett fristående system både tid och energi.


Ökad automatisering - Hänger nära ihop med föregående punkt. Det kan antingen komma från flera funktioner eller från det faktum att befintliga funktioner är enklare att använda. Automatisering gör inte en löneadministratör överflödig, men den minskar mängden klickande och andra små, tradiga uppgifter.


Datainsikt - Presenterad på ett enkelt sätt för att möjliggöra bättre beslut. Lönesystem, särskilt om de inkluderar tid/frånvarorapportering, innehåller mycket viktig data. Kommande lönekostnader, verkliga kostnader för projekt, produktivitet och mer kan presenteras på ett enkelt sätt, istället för att administratören eller användaren ska samla information manuellt i ett Excel-ark.


Realtidslöner - Kräver ett nytt och annorlunda typ av lönesystem. I ett realtidssystem beräknas löner och allt däromkring automatiskt med varje tid/frånvarorapport, redan innan en lönekörning är gjord. Detta leder till mycket mer automatisering och kontroll för alla involverade i löneprocessen. Om du är nyfiken på realtids löner, ta en titt på den här bloggen om dess fördelar. 



Så även om det finns skäl att vara skeptisk till att använda ett dedikerat lönesystem, kompenseras de av fördelarna. För att sätta de här punkterna i praktiken, ta en titt på hur PayZlip kan förändra sättet du arbetar med löner.


Komentar


Mengomentari telah dimatikan.
bottom of page