Att skicka lönespecifikationer genom e-post kan tyckas vara en smidigt lösning, både för arbetsgivare och anställda. Men detta är inte tillåtet enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Vi berättar varför!
Varför får jag inte mejla lönespecifikationen?
Lönespecifikationer kan innehålla känsliga personuppgifter, t.ex personnummer, uppgifter om hälsa och facktillhörighet, och att skicka lönespecifikationer genom oskyddad e-post anses inte vara tillräckligt säkert. Skicka känslig information genom oskyddad e-post kan innebära stora risker då andra än den avsedda mottagaren kan ta del av innehållet. Enligt GDPR ska all typ av personuppgifter behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet.
Vem ansvarar för att säkerställa lämplig säkerhet? Ansvaret ligger hos den personuppgiftsansvariga. Personuppgiftsansvarig är den den organisation, förening, stiftelse eller myndighet, som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas i verksamheten och vad uppgifterna ska användas till. Det är alltså inte en faktiskt person som står ansvarig, utan själva verksamheten som arbetsgivare.
Brister i verksamheters dataskydd och behandling av personuppgifter kan leda till dryga sanktionsavgifter och bötesbelopp. Inte nog med detta, verksamheter som inte följer dataskyddslagen även kan skada sitt renommé och förtroende.
Hur skickar jag lönespecifikationer GDPR-kompatibelt?
Det går inte att kringgå säkerhetskraven. Däremot finns det andra sätt för arbetsgivare att säkert skicka lönespecifikationer till anställda. Exempelvis kan arbetsgivare skicka lönespecifikationerna genom krypterad e-post eller genom brev. GDPR-kompatibelt? Yes! Smidigt? Inte direkt.
Vi på PayZlip är medvetna om besväret och erbjuder en smidig lösning för problemet. Genom PayZlip kan arbetsgivare enkelt skicka lönespecifikationer till anställda, smidigt och enligt GDPRs säkerhetskrav. Läs mer om PayZlip här