• Vincent Larsson

Så väljer du rätt tidrapporteringssystem

Uppdaterat: 12 aug.

Är du på jakt efter ett nytt tidrapporteringssystem? Klokt val! Men du kanske inte vet vad du ska välja eller i vilken ände du ska börja? För att göra beslutet lättare kommer vi ge dig sex tips på vad du ska tänka på när du väljer ditt nya tidrapporteringssystem.



Att satsa på ett system för tidrapportering är ett klokt val för alla organisationer som vill spara tid och minimera risken för de enkla misstag som kan ske via manuella lösningar.


När man ska välja ett tidrapporteringssystem är det viktigt att hitta ett system som passar just ert företag och fyller era behov. Men att välja rätt system är lättare sagt än gjort. Idag finns det mer än 50 olika systemleverantörer inom tidredovisning och projekthantering, såväl enkla som mer avancerade system. Marknaden kan upplevas som en djungel och det är lätt att gå vilse.


Fel val av tidrapporteringssystem riskerar att ta mer tid än vad det ger er och, inte minst, vara kostsamt för din verksamhet. I detta inlägg kan du läsa om sex punkter som kommer göra det lättare för dig att att välja rätt.



1. Vilka funktioner är ni behov av?


Först och främst bör ni se över vilka funktioner som faktiskt kommer ge dig er värde.

Som tidigare nämnt så finns det såväl enkla som mer avancerade system. Dagens tidrapporteringssystem erbjuder oftast fler funktioner än att bara tidrapportering. Vanliga funktioner som leverantörer erbjuder: projektrapportering, kvittohantering, stämpelklockor, fakturering, milerästtneing mm.


Utforma en tydlig kravställning och lista dom dom viktigaste funktionella kraven ni vill att systemet ska uppfylla. Kravställningen kommer hjälpa er att navigera bland olika leverantörer och kommer bli användbart när det blir aktuellt med en eventuell offertförfrågan. Läs mer om funktioner som kommer ge ditt företag maxvärde.


2. Hur är prismodellen?

Frågan om pris är A och O när man letar efter nya system. De flesta systemen på marknaden tar betalt per användare och erbjuder olika prispaket beroende på vilka funktioner man vill använda. Dock så är det viktigt att se över prispaketen, då många leverantörer erbjuder väldigt bra system men du behöver kanske endast några av funktionerna men får betala för allt.


Det är viktigt att se över villkoren hos varje leverantör. Finns det några dolda kostnader (T.ex startavgift)? Eller tillämpar leverantören uppsägningstid? Skulle ni inte vara nöjda med tidrapporteringssystemet så är det sura pengar om leverantören har en lång bindningstid.


Är ni ett mindre företag med endast några enstaka användare så kan det vara värt att undersöka om det finns några gratis alternativ. Vissa system erbjuder gratis tidrapportering upp till ett viss antal användare. Funktionalitet kan dock vara begränsad i gratisversioner, så gör en noggrann undersökning om vad som ingår och om det uppfyller era behov.


System som erbjuder gratis tidrapportering:

PayZlip - Gratis tidrapportering för upp till 10 användare, inga begränsningar i funktionalitet.

Clockify - Amerikansk systemleverantör. Kan användas obegränsat med användare men begränsad funktionalitet.



3. Är tidrapporteringssystemet användarvänligt?


Innan du bestämmer dig för ett tidrapporteringssystem så bör du undersöka hur enkelt systemet är att använda. För vad finns det för nytta av att betala för ett tidrapporteringssystem som uppfyller era behov med som är krångligt att använda?


Men det kan vara svårt att veta vilka tidrapporteringssystem som är användarvänliga då många leverantörer gärna hävdar detta. Många avancerade tidrapporteringssystem med många funktioner tenderar också att brista i användarvänlighet. Många system är även främst byggda för administratörerna och glömmer det kanske absolut viktigaste, att göra det enkelt för de anställda att faktiskt tidrapportera.


Vårt tips är att testa systemen innan ni tar beslut. Dom flesta leverantörerna av system erbjuder gratis perioder. Lär känna appen, involvera era anställda i testandet och gör själva en bedömning på hur lätt ni tycker det är att installera, navigera, rapportera och använda applikationen. Vi rekommenderar även att testa mer än ett system, så att ni på så vis har en chans att jämföra användarvänligheten.


Läs även recensioner för de olika systemen för att få en uppfattning om hur andra företag ser på de olika systemens fördelar och nackdelar.

Tips på sidor som recenserar tidrapporteringssystem:

Systemguiden

GoDigy



4. Är tidrapporteringssystemet molnbaserat?


Allt fler företag väljer att använda molnbaserade verktyg för sin verksamhet. Det finns många fördelar med att flytta delar av verksamheten till molnet.

Den största fördelen med att använda ett molnbaserat tidrapporteringssystem är att dina medarbetare kan tidrapportera vart dom än är, och behöver inte vara uppkopplade till företagets servrar. Det enda som behövs är internetanslutning. Era medarbetare kan tidrapportera "ute i fältet", på bussen på vägen hem från jobbet, hos kund, eller hemma i soffan.

Att erbjuda era anställda en mer flexibel sätt att tidrapportera ligger även i tiden då allt fler företag blir mer remote fler arbetar från hemmakontoret. Flexibiliteten gör det lättare att tidrapportera vilket i sin tur underlättar för att få in tidrapporter i tid.



5. Ger systemet tillräckligt mycket överblick?


En annan fråga som är värd att reflektera över är hur mycket transparens och överblick anställda får i systemet. Som tidigare nämnt, många av dagens system främst byggda för administratörer och inte för de anställda. Det leder bland annat till en bristande transparens och kontroll för de anställda. Har inte anställda överblick över övertidstimmar, komptid, semesterdagar och frånvaro, så är det svårt att förstå hur avvikelser påverkar ens lön.


Genom att erbjuda ett tidrapporteringssystem som ger både administratörer och anställda överblick, så slipper anställda gissa och administratörer slipper besvara på frågor vid varje månadsslut.


Tidrapporteringssystem som ger överblick både för anställda och administratörer: PayZlip - Ger anställda och admin överblick över b.la övertid, semesterdagar, komptid, frånvaro. Uppdateras i realtid.

Visma Smart Lön - Ger anställda och admin överblick över b.la semesterdagar, komptid, frånvaro. Uppdateras inte i realtid.


6. Har systemet integrationer?


Sista punkten innebär att du bör ställa dig frågan om vilka integrationer du behöver. Du vill på ett enkelt och smidigt sätt kunna för över data från ditt system till ett annat. Kan du automatisk föra över data mellan system spar du inte bara tid, utan minimerar även risken för manuell fel.


Den kanske viktigaste integrationen att se över är integrationen mellan lönesystem och tidrapporteringssystemet. Kolla noggrant och fråga gärna en extra gång om leverantörerna erbjuder export till ditt lönesystem.


Tidrapporterar ni på kundprojekt kan det även vara bra att se över hur enkelt det är att föra över fakturaunderlaget till ditt faktureringssystem. På så sätt kan ni enkelt föra över fakturaunderlaget som bygger på inrapporterad fakturerbar tid till fakturering systemet.

Det finns även tidrapporteringssystem där du kan skapa fakturor direkt i systemet.


Tidrapporteringssystem som även erbjuder fakturering:

Seventime - Fakturering erbjuds som tilläggsfunktion.


Vi hoppas att dessa 6 punkterna hjälper dig vid valet av tidrapporteringssystem. Kika gärna vidare på våra andra bloggar om tidrapportering för fler tips och trix. Om du vill veta mer om PayZlips tidrapporteringssystem eller har synpunkter på hur vi kan förbättra oss - tveka in på att höra av er till oss.