Har du någon gång varit med om att det blir fel vid tidrapporteringen? Tänkte väl det. Trots att tidrapporteringssystemen blir modernare och bättre så sker det fortfarande misstag. Misstagen kan ha ödesdigra konsekvenser och både påverka företagets lönsamhet och leda till att felaktiga löner betalas ut till de anställda. Vi listar de vanligaste misstagen som sker vid tidrapportering och ger dig enkla tips på hur de kan undvikas!
Varför ska företag tidrapportera?
Först och främst, varför ska ditt företag tidrapportera? Kort och gott så har ditt företag har mycket att vinna på att ha en välfungerande process för tidrapportering. Inte minst så säkerställer tidrapportering att rätt lön betalas ut till de anställda. Dessutom kan ger tidrapportering företag möjligheten att få en bättre överblick över t.ex projektkostnader och kan ge analysunderlag för effektivitet och produktivitet.
Läs mer om varför ditt företag ska tidrapportera
Det är lätt att sitta och prata om tidrapporteringens uppsidor, det är inte lika lätt att implementera en välfungerande process för tidrapportering. Trots att förutsättningarna för att tidrapportera blir bättre för varje dag som går - med fler moderna tidrapporteringssystem och funktioner - så finns det fortfarande en del fallgropar som företag måste undvika.
Vilka är fallgroparna undrar kanske ni? Och hur kan dom undvikas? Vi berättar!
Det klickar inte
För att ge dig de absolut bästa förutsättningar för att säkerställa en välfungerande tidrapportering krävs ett system som passar er verksamhet. Att välja rätt system är lättare sagt än gjort och det är lätt att gå vilse i jakten på den perfekta tidrapporteringssystemet då alla system erbjuder olika funktioner och lösningar. Fel val av tidrapporteringssystem riskerar att ta mer tid än vad det ger er.
Tips
Vårt tips är att inte brådska processen att välja tidrapporteringssystem, utan gör en noggrann utvärdering av alternativen som finns på marknaden och skapa en kravspecifikation. Ett annat tips är att testa tidrapporteringssystemet för att få en känsla av användarvänligheten - ofta erbjuder leverantörer gratis provperiod. För vad finns det för nytta av att ha ett tidrapporteringssystem som uppfyller era behov med som är krångligt att använda? Läs även recensioner för att ta del av hur andra företag ser på de olika systemens fördelar och nackdelar.
Exempel på frågor ni kan gå in med i utvärderingsprocessen
Vilka behov har ert företag?
Är tidrapporteringssystemet användarvänligt?
Är tidrapporteringssystemet molnbaserat?
Hur enkelt är det att exportera/föra över tidrapporterna till mitt lönesystem?
Mångsysslare kan ha svårt att kategorisera tidrapporterna
Har ni anställda som dagligen hoppar mellan olika arbetsuppgifter och gillar att har många bollar i luften? I många fall är detta nödvändigt för att hantera de dagliga uppgifterna, men anställda som hoppar mellan arbetsuppgifter tenderar att få mindre gjort än de som istället fokusera på en sak i taget. En anställd som hoppar mellan många uppgifter kan ha svårt att veta hur tiden har spenderats när det väl ska tidrapporteras, och rapporterna riskerar att otillförlitliga.
Rapporterar ni endast arbetade timmar och frånvaro, så är detta inget bekymmer, men vill ni rapportera på interna projekt eller kundprojekt, kan detta påverka tillförlitligheten av tidrapporterna.
Tips
Uppmuntra era multitaskers att dela upp arbetsuppgifterna timme för timme. På så sätt blir det både lättare att hålla ett mer långvarigt fokus samtidigt som att det blir lättare att kategorisera - detta kommer och medföra en tydlighet i rapporteringen.
Alla tidrapporterar inte
Alla är inte entusiastiska över att rapportera sin tid. Tidrapportering kan uppfattas som krångligt, tidskrävande och oviktigt. Men när anställda inte fyller i sina tidrapporter eller slarvar så kan det bli allvarliga konsekvenser, både för företaget och de anställda. Till exempel så är det lätt att timmar tappas bort, om det är timmar som läggs på kundprojekt så kan detta leda till att det uppstår problem med kassaflödet eftersom tiden mellan utfört arbete och fakturering blir för lång. Felaktiga eller bortglömda tidrapporter kan även leda till att det slår tillbaka på medarbetaren själv när det är dags för lön. Den som inte rapporterar avvikelser som semester, sjukfrånvaro, övertid riskerar antingen att få för lite pengar eller för mycket och bli återbetalningsskyldig. Det leder även till onödigt och tidskrävande administrativt efterarbete som drabbar de som jobbar med lönerna. Det vill säga, att tidrapporteringen blir rätt borde ligga i både de anställdas och företagets intresse.
Tips
För att skapa en välfungerande process för tidrapportering är det viktigt att få med de anställda på tåget. Använd er av dessa enkla tipsen för att motivera era anställd att tidrapportera:
Förklara varför det är viktigt att tidrapportera.
Definiera processen och ha en dialog med dina anställda om vilken process som passar er bäst. Ex. “när ska vi rapportera?” och “hur ska vi rapportera?”
Visa hur tidrapporterna används och konkretisera nyttan och användningen av tidrapporterna.
Involvera dina anställda och kommunicera positiva effekter av tidrapporteringen
Använd rätt verktyg och ge dina anställda rätt förutsättningar att tidrapportera.
Bristande noggrannhet
Det kan kännas småaktigt att mäta arbetsinsatser i sekunder och minuter. Men minuter hit och dit blir så småningom timmar, vilket senare kan bli dyrbar tid, framförallt tid som läggs för externa projekt som faktureras mot kunder.
Tips
För att göra det så lätt som möjligt, använd ett tidrapporteringssystem som har en start och stopp-funktion, så att dina anställda lätt kan mäta tiden det tar för att utföra mindre uppgifter. På så sätt blir tidrapporteringen korrekt och debiterbar och dyrbar tid faller inte mellan stolarna.