Det kan finnas många anledningar till varför lönekostnaderna är högre än vad prognosen eller du hade förväntat dig. För många svenska bolag är just lönekostnaderna en betydande del av företagets totala utgifter och påverkar likviden. Att förutse och budgetera för lönekostnader är avgörande men också svårt att göra fullt ut då både marknaden, verksamheten och anställda är parametrar som kan förändras och påverka på olika sätt beroende på vilken bransch och er affär. Trots noggrann planering kan det emellertid vara svårt att uppskatta lönekostnaderna exakt, och ibland kan de bli högre eller lägre än förväntat. Men vilka faktorer kan vara anledningen till att ni har avvikelser i lönekostnaderna och hur man kan hantera dessa utmaningar?
Arbetsmarknadens efterfrågan: En av de främsta faktorerna som kan påverka lönekostnaderna är arbetsmarknadens efterfrågan på viss kompetens. Om det finns en brist på kvalificerad arbetskraft inom ett specifikt område kan ni som företag tvingas erbjuda högre löner för att locka till sig och behålla talangfulla medarbetare. Å andra sidan, om det finns ett överflöd av tillgänglig arbetskraft, kan konkurrensen leda till lägre löner. Arbetsmarknadens efterfrågan kan vara svår att förutsäga och kan vara en av orsakerna till att lönekostnaderna blir högre eller lägre än beräknat.
Personalomsättning: Personalomsättning är en annan faktor som kan påverka lönekostnaderna. Om företaget upplever hög personalomsättning kan det leda till ökade kostnader i form av rekryteringsprocesser, introduktion av nya medarbetare och eventuella utbildningsbehov. Om personalomsättningen är högre än förväntat kan lönekostnaderna bli betydligt högre än de budgeterade beloppen. Å andra sidan, om personalomsättningen är lägre än förväntat, kan företaget dra nytta av kostnadsbesparingar och exempelvis investera i sin personal på olika sätt.
Förändringar i arbetsgivaravgifter och skatter: Regeringens beslut om ändringar i arbetsgivaravgifter och skatter kan påverka lönekostnaderna. Om arbetsgivaravgifterna höjs eller skattereglerna ändras kan företagen tvingas betala mer i lönekostnader än tidigare beräknat. Det är viktigt för företag att hålla sig informerade om dessa ändringar och anpassa sina budgetar och prognoser därefter.
Kollektivavtal och löneförhandlingar: Har ni kollektivavtal? Kollektivavtal spelar en central roll för att bestämma lönenivåerna för anställda inom olika branscher och yrken. Om kollektivavtalet förändras och det nya avtalet innebär högre löner eller förbättrade förmåner kan lönekostnaderna stiga över de tidigare beräknade nivåerna. Å andra sidan kan förhandlingar leda till lägre löner eller effektiviseringar, vilket kan resultera i lägre kostnader för företaget.
Semesterersättning/skuld: Semesterersättning är en annan faktor som kan påverka likviden. Enligt semesterlagen har anställda rätt till semesterersättning för den tid de har varit anställda och inte kunnat ta ut sin semester. Beroende på om ni har tim- och eller månadsanställda påverkas ni på olika sätt. Under sommaren brukar många månadsanställda ta semester vilket kan påverka företagets likvida medel då förutom lönekostnaden även semesterersättningen ska betalas ut. Har ni tagit med det i beräkningen men ändå ser en högre kostnad? Kan det bero på att anställda har tagit ut sparade semesterdagar? För att undvika överraskningar och ha marginal för likviden under era semestertider är det bra att budgetera semesterersättningen varje månad för de anställda.
Vad kan du tänka på inför kommande prognoser och lönekostnader? 1. Noggrann budgetering och prognostisering:
För att minska risken för oväntat höga eller låga lönekostnader är noggrann budgetering och prognostisering avgörande. Genom att analysera historiska data, övervaka arbetsmarknadstrender och vara medveten om kommande lagändringar och kollektivavtal kan företag bättre förutse och anpassa sina budgetar för att hantera eventuella avvikelser i lönekostnader. 2. Flexibilitet och anpassningsförmåga:
Det är viktigt för företag att vara flexibla och ha en plan för att hantera eventuella förändringar i lönekostnaderna. Genom att ha utrymme i budgeten för oförutsedda händelser och att kunna snabbt anpassa sig till förändrade förutsättningar kan företag mildra effekterna av överraskande lönekostnader. 3. Kontinuerlig uppdatering om arbetsmarknaden:
Att hålla sig informerad om arbetsmarknaden är viktigt för att förstå trender och förändringar som kan påverka lönekostnaderna. Genom att aktivt övervaka efterfrågan på kompetens, arbetslöshetsnivåer och kollektivavtal kan företag fatta informerade beslut och anpassa sig till förändrade förhållanden.
Att förutse och hantera lönekostnaderna är en utmaning för många svenska bolag. Oväntat höga eller låga lönekostnader kan påverka företagets ekonomiska hälsa och lönsamhet. Genom att genomföra noggrann budgetering, vara medveten om arbetsmarknadstrender och vara flexibel i sin planering kan företag minimera risken för överraskningar och hantera eventuella avvikelser på ett effektivt sätt.
Läs mer om hur PayZlip kan ge dig insyn i lönekostnaderna i realtid.